Jól ismeri mindenki a papíralapú ügyvitel és könyvelés nehézségeit, ezért a vállalatok zöménél már számítógépen keresztül történik minden, ami ezzel kapcsolatos. Ez nem azt jelenti, hogy teljesen elállnak tőle, hanem egyelőre azt, hogy egy könyvelő program segítségével letisztulttá teszik az adatok kezelését. Ez lehet külső, vagyis mindentől független program vagy egy nagyobb rendszerbe ágyazott megoldás. Azt fogja úgyis használni a cég, amelyiket a legkényelmesebbnek és legbiztonságosabbnak tartja.
Néha maguk az irodai munkások idegenkednek ezeknek a használatától, mivel amíg ki nem tanulják és meg nem értik teljesen a működését, úgy érezhetik, hogy nincs biztonságban a bevitt adat. Viszont tudni kell, hogy mentés és visszakeresés nélküli könyvelő program szinte nincs is. Ez a legnagyobb előnye ennek a számítástechnikai megoldásnak. Akinek belépési lehetősége van a programba, az visszakeresheti és ha a felhasználó fel van jogosítva rá, akkor módosíthatja az adatokat. Viszont, minden ilyen módosítás a könyvelő program által mentésre kerül, így nem kell félnie attól, hogy a valós számokat átírják a tudta nélkül.